奧克斯集團(tuán)董事長(zhǎng)鄭堅(jiān)江:“深耕”民企信息化

    鄭堅(jiān)江并非說說而已。

    僅今年1~10月份，在奧克斯的中高層干部中，因不會(huì)熟練操作ERP或?qū)π畔⒒こ掏苿?dòng)不力而被降職的就有6人，被降薪的6人，被調(diào)離工作崗位的關(guān)鍵用戶2人；此外，在全公司范圍的信息化應(yīng)用考核中，還作出了嚴(yán)厲的經(jīng)濟(jì)罰款。這僅僅是鄭堅(jiān)江鐵腕實(shí)施信息化的一個(gè)例證。

    由于在企業(yè)信息化領(lǐng)域開展的一系列變革創(chuàng)新，鄭堅(jiān)江被評(píng)為年度國(guó)內(nèi)“十大最具遠(yuǎn)見的信息化領(lǐng)導(dǎo)者”之一；奧克斯集團(tuán)則躋身“中國(guó)信息化21家標(biāo)桿企業(yè)”和“中國(guó)企業(yè)信息化500強(qiáng)”。

    信息化，也可以很“傻瓜”

    在奧克斯的OA系統(tǒng)里，公司的日常工作事務(wù)和業(yè)務(wù)資訊，被逐一細(xì)化分解為文件審批、合理化建議、行政事務(wù)、采購(gòu)價(jià)格審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷、付款審批、共享平臺(tái)等共20余大類80多個(gè)模塊，設(shè)計(jì)成不同的模塊后放置在OA主界面上。員工需要做的，只是點(diǎn)擊進(jìn)入，即可在相應(yīng)模塊中完成諸如任務(wù)分配、文件閱知、報(bào)告批復(fù)、信息報(bào)送、各類財(cái)務(wù)信息申報(bào)、郵件傳遞等工作。

    僅憑這一點(diǎn)，當(dāng)然不足以被稱之為“傻瓜型”；奧克斯辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)操作平臺(tái)簡(jiǎn)明易學(xué)的主要秘密，源于它的兩大特色——“表單式”和“提示式”。

    4年前，當(dāng)鄭堅(jiān)江發(fā)出“減少制度文件”的呼吁時(shí)，很多員工都不會(huì)想到，這4個(gè)字今后將深刻地改變他們的工作方式。到目前，會(huì)議紀(jì)要、差旅費(fèi)報(bào)銷、價(jià)格審批等原本需要用大段文字說明并解釋其流程、細(xì)則及注意點(diǎn)的眾多規(guī)章制度，已全部改為表單形式出現(xiàn)在OA各大模塊中；而相形地，其他大企業(yè)慣有的“文山”般的文件通知，在奧克斯卻被盡可能地減少和壓縮。

    員工們最能直接地感受到因這種變化帶來的極大便捷。他們反映：“在‘制度文件化’時(shí)代，不僅寫制度的人累，難以解釋清楚；而且看制度的人也累，難以領(lǐng)會(huì)透徹；‘制度表單化’就不一樣啦——直觀明了，易于執(zhí)行?！?/P>

    這種“提示式”的設(shè)計(jì)理念，進(jìn)一步降低了員工對(duì)OA的畏難感。當(dāng)他們發(fā)現(xiàn)這些高科技工具特別地好用，且從中體會(huì)到高效、便捷等優(yōu)點(diǎn)后，就主動(dòng)地以信息化思維去經(jīng)營(yíng)和管理企業(yè)。此時(shí)，推行信息化的阻力也就迎刃而解了。

    “效率專家”制造“效率工具”

    高效是信息化的精髓和終極目的，鄭堅(jiān)江以自己的方式表現(xiàn)出對(duì)效率這一概念的深刻理解。

    在奧克斯的OA中，幾乎每一次設(shè)計(jì)的改良和進(jìn)步，背后都體現(xiàn)著鄭堅(jiān)江倡導(dǎo)的“以提高效率為中心的企業(yè)風(fēng)格”。很小的一個(gè)例子是，在其目前的所有模塊中，最常用的是待辦中心、下發(fā)文件和私有信箱；起初，它們被散布在主頁的各處。對(duì)此大家都安之若素，沒人覺得有什么不妥。直到有一天，信息管理部突然接到董事長(zhǎng)的親自指令，要求將上述3個(gè)模塊的位置集中并一起移至最醒目的主頁面下方。經(jīng)此改良，員工們發(fā)現(xiàn)再使用這些常用模塊時(shí)，已無須再費(fèi)力地東找西尋了。這樣的小細(xì)節(jié)，其作用顯然不應(yīng)被輕估，據(jù)信息管理部技術(shù)人員分析，(常用模塊)位置沒有集中之前，要在20余大類模塊中找到它們還真有點(diǎn)費(fèi)勁。以每位員工日均浪費(fèi)1分鐘計(jì)算，1年就寓意著有2萬多天的時(shí)間被白白浪費(fèi)了。

    而最能反映奧克斯惜時(shí)如金精神的，莫過于它的效率考核機(jī)制。在該企業(yè)，舉凡工作任務(wù)、上級(jí)指令以及會(huì)議紀(jì)要中給責(zé)任人下達(dá)的任務(wù)，都無一例外地規(guī)定了完成時(shí)間；不獨(dú)如此，下屬報(bào)給上級(jí)的報(bào)告，上級(jí)也必須在規(guī)定的時(shí)間里完成批復(fù)。如若延誤或提前，按一天20元的標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成罰單或獎(jiǎng)勵(lì)單。

    電力產(chǎn)品事業(yè)部總經(jīng)理崔洪藝對(duì)此的體會(huì)是，如果不及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上辦公，罰款事小，影響效率事大。因此，多年來他一直形成了這么一個(gè)習(xí)慣：每晚臨睡前，都要打開電腦查閱一下“待辦中心”，以便將當(dāng)天所有的報(bào)告處理完畢。

    也因此，被外界稱作“效率專家”的鄭堅(jiān)江，用信息化工具在他的企業(yè)內(nèi)培養(yǎng)、造就了更多的“效率專家”。起始，這些干部和員工的高效率或許是被信息化“逼”出來的，但久而久之，也就潛移默化地轉(zhuǎn)變成了個(gè)人的工作風(fēng)格和共有的企業(yè)文化。

    用“工具”管人

    鄭堅(jiān)江一貫提倡“用工具管人”。理由是，“人管人”的傳統(tǒng)模式“不僅管的人會(huì)很累，而且管理成本特別高”；相形之下，顯然信息化管理工具就好多了，系統(tǒng)不僅不會(huì)像人那樣有惰性和出現(xiàn)疲態(tài)，更重要的是，它能將奧克斯推行的“講承諾、講依據(jù)、講對(duì)比”反映并體現(xiàn)出來。

    “講承諾”——所有的工作任務(wù)都有承諾完成時(shí)間；“講依據(jù)”——在處理價(jià)格審批單時(shí)，有保存在系統(tǒng)內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)可供參考，每位員工的能力水平和績(jī)效表現(xiàn)也均記錄在案；“講對(duì)比”——各公司、各部門乃至每位員工在任何一時(shí)間段內(nèi)的獎(jiǎng)罰情況、合理化建議的報(bào)送和采用情況、質(zhì)量損失情況等數(shù)據(jù)，都可直觀地與其他公司(部門、個(gè)人)或自身在另一時(shí)間段的記錄進(jìn)行比較，查找差距。

    在成本控制領(lǐng)域，你很難想象像奧克斯這樣年?duì)I收過百億元的大企業(yè)，去年1年的用紙量?jī)H為1.2噸，而且大部分為對(duì)外的聯(lián)系公文及標(biāo)書。由于內(nèi)部所有文件傳遞全部走OA系統(tǒng)，呼吁了多年的“無紙化辦公”，卻早已在這家浙籍民企內(nèi)部得以真正實(shí)現(xiàn)。其信息管理部工作人員為記者算了一筆賬：近4年來，奧克斯集團(tuán)下發(fā)的175余萬份文件，按每份平均3頁、發(fā)放5個(gè)部門，每張紙的成本價(jià)0.15元來計(jì)算，僅此一項(xiàng)，就節(jié)約了390余萬元，并因此每年減少文員的人工費(fèi)支出300余萬元。