“整個(gè)公司都是你的資源”——美國(guó)視訊團(tuán)隊(duì)1+12的奧秘

    進(jìn)入VTEL美國(guó)視訊公司工作已經(jīng)4年多了，曾經(jīng)對(duì)跳槽樂(lè)此不疲的我，在這里才找到了自己的歸依，才真正感受到在一個(gè)高效能團(tuán)隊(duì)中不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和進(jìn)步的樂(lè)趣，也透析了其使團(tuán)隊(duì)組織爆發(fā)出1+1>2能量的真正奧秘。

    你可以整合所有資源
　　“整個(gè)公司都是你的資源!”這是VTEL大中國(guó)區(qū)總經(jīng)理Hansen經(jīng)常對(duì)員工說(shuō)的一句話。聽(tīng)起來(lái)是不是有些夸張——一個(gè)普通的員工或掌管某一部門(mén)的經(jīng)理，如何能調(diào)動(dòng)全公司的資源呢?
　　Hansen最初對(duì)我說(shuō)這句話時(shí)，我正在獨(dú)自進(jìn)行公司參加國(guó)際通訊展的籌備工作。公司的展位雖然不大，卻需要在很短的時(shí)間內(nèi)完成設(shè)計(jì)、演示方案確定、演示產(chǎn)品調(diào)動(dòng)、用戶邀請(qǐng)、展覽期間的人員安排等一系列工作。那時(shí)候，我剛剛加盟公司，又沒(méi)有辦展經(jīng)驗(yàn)，獨(dú)立操辦這樣的展會(huì)，確實(shí)是極大的挑戰(zhàn)。
　　一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，Hansen向我問(wèn)起了展會(huì)的籌備情況。我婉轉(zhuǎn)地表達(dá)了時(shí)間緊任務(wù)重，需要其他部門(mén)調(diào)配人手協(xié)助的要求。Hansen說(shuō)：“你負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目，就是這個(gè)項(xiàng)目的Coordinator(協(xié)調(diào)者)。 Coordinator的職責(zé)，就是整合所有可用的資源，并利用這些資源保質(zhì)保量地完成任務(wù)目標(biāo)。因此，無(wú)論哪個(gè)部門(mén)的員工、部門(mén)經(jīng)理甚至我本人，在完成本職工作的基礎(chǔ)上，都應(yīng)全力協(xié)助你的工作。記住，整個(gè)公司都是你的資源!”
　　聽(tīng)到這句話時(shí)，我差點(diǎn)流出眼淚。在以往工作過(guò)的企業(yè)(其中也有外企)，部門(mén)之間經(jīng)常為一些雞毛蒜皮的小事產(chǎn)生摩擦甚至相互排斥，現(xiàn)在，老板居然讓我去調(diào)用整個(gè)公司的資源……
　　不過(guò)，我還是決定一試。第二天，我通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)發(fā)了個(gè)通知，簡(jiǎn)要陳述了這次展會(huì)的重要性和意義、參展籌備工作的進(jìn)展，以及需要各部門(mén)支持配合的要求，并通知銷售部、市場(chǎng)部的全體同事和各部門(mén)經(jīng)理在兩天后參加預(yù)備會(huì)。
　　預(yù)備會(huì)上，我對(duì)需要其他部門(mén)協(xié)助的工作做了分工。我驚喜地發(fā)現(xiàn)，同事們非常樂(lè)于支持我的工作，并對(duì)我的計(jì)劃提出了不少建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。銷售、工程、行政部門(mén)還各抽調(diào)出1名員工專門(mén)與我進(jìn)行溝通，并根據(jù)工作的難易程度調(diào)集本部門(mén)的資源進(jìn)行配合，一個(gè)以項(xiàng)目為核心的資源共享體系投入運(yùn)轉(zhuǎn)。這樣，許多我原以為需要一個(gè)人完成的工作，有了一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同承擔(dān)。因?yàn)榇蠹矣幸粋€(gè)共識(shí)：每個(gè)項(xiàng)目的成功運(yùn)作，都會(huì)使所有部門(mén)和員工受益!
　　以項(xiàng)目為核心的管理方式，使員工們具備了很強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。有時(shí)候，如果一項(xiàng)工作牽涉到2個(gè)甚至更多的人，或者負(fù)責(zé)人任務(wù)過(guò)于繁重，就會(huì)有人主動(dòng)站出來(lái)承擔(dān)或者分擔(dān)。在組織一次業(yè)界規(guī)模最大的全國(guó)巡展時(shí)，作為市場(chǎng)公關(guān)經(jīng)理，巡展的每一站，我都必須到現(xiàn)場(chǎng)做籌備工作，市場(chǎng)部的其他同事幾乎毫無(wú)怨言地包攬了稿件撰寫(xiě)、與媒體溝通、發(fā)稿、監(jiān)測(cè)等繁雜的工作。這種以項(xiàng)目為核心的資源共享，使VTEL能充分利用整個(gè)公司的資源，隨時(shí)組織起一支高效能的團(tuán)隊(duì)，并使人員和時(shí)間成本大大降低。
　　
如何使1+1>2？
　　VTEL認(rèn)為，使團(tuán)隊(duì)獲得高績(jī)效的一個(gè)重要法寶是溝通。
　　vTEL公司鼓勵(lì)員工與部門(mén)經(jīng)理之間，甚至與其他部門(mén)員工、經(jīng)理、總經(jīng)理之間經(jīng)常保持溝通。這種扁平的管理方式，有效地提高了上下級(jí)之間垂直溝通與部門(mén)間水平溝通的效率。
　　以市場(chǎng)部為例。工作中的問(wèn)題、困難、解決方案、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，甚至生活中的喜怒哀樂(lè)，都是我們交流的話題。交流多了，彼此之間自然就形成了信任和默契。當(dāng)然，團(tuán)隊(duì)溝通的關(guān)鍵內(nèi)容之一，是讓對(duì)方理解自己的想法和所能帶給對(duì)方的益處，從而使其與自己的思想達(dá)成一致，并給予積極支持。比如在制定市場(chǎng)公關(guān)計(jì)劃時(shí)，與銷售人員的充分溝通就非常必要。這樣的溝通旨在了解各銷售區(qū)域的實(shí)際情況、存在并需要及時(shí)解決的問(wèn)題、用戶行為的特點(diǎn)及適合的市場(chǎng)推廣手段等，同時(shí)，把自己的構(gòu)思和想法拿出來(lái)與銷售人員一起討論可行性和預(yù)期效果。當(dāng)然，如果已經(jīng)制定了計(jì)劃，這樣的溝通則是為了尋求支持。要做到這一點(diǎn)，除了對(duì)市場(chǎng)推廣計(jì)劃本身有較高的要求外，最重要的，就是使銷售人員了解這一計(jì)劃確確實(shí)實(shí)能夠促進(jìn)銷售工作，使其從中受益。
　　溝通，還是一個(gè)分享和學(xué)習(xí)的過(guò)程。在外企工作，尤其是在IT領(lǐng)域，對(duì)于一個(gè)人的學(xué)習(xí)能力要求非常高?！安贿M(jìn)則退”，是IT圈不變的真理。進(jìn)步的一個(gè)非常有效的途徑，就是多與同事、業(yè)內(nèi)人士交流，分享和汲取有用的、先進(jìn)的思想和知識(shí)，使自己能夠了解到事物的不同側(cè)面。vTEL有一個(gè)不成文的規(guī)定，就是新員工要在每個(gè)部門(mén)都工作一周，接受不同部門(mén)的交叉培訓(xùn)(Cross Training)。這種培訓(xùn)能夠提高員工對(duì)其他部門(mén)工作的認(rèn)識(shí)和理解，增加新員工與各部門(mén)同事交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。當(dāng)然，對(duì)老員工進(jìn)行不定期的交叉培訓(xùn)也非常重要。這樣的學(xué)習(xí)不但使不同部門(mén)之間的配合更加默契，而且還使每一名員工都成了“多面手”，從而更能適應(yīng) VTEL項(xiàng)目核心式的管理模式。

    快樂(lè)的“家庭聚會(huì)”
　　人在快樂(lè)的時(shí)候更聰明。一個(gè)高效能的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該使員工保持愉快的心情，積極高效地完成每一天的工作。溝通的環(huán)境同樣能影響溝通的效率和效果，如果能夠營(yíng)造一個(gè)愉快、和諧的氛圍，溝通的距離便會(huì)大大縮短。
　　為保證公司重大信息的流通、營(yíng)造開(kāi)放和諧的企業(yè)文化，VTEL每月都會(huì)舉辦一次全員例會(huì)(Tea Talk)。主要的內(nèi)容包括各個(gè)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理對(duì)當(dāng)月工作的總結(jié)報(bào)告、重大事件的通告、當(dāng)月總經(jīng)理獎(jiǎng)項(xiàng)的頒布，以及就員工關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行討論等等，并給當(dāng)月過(guò)生日的員工舉辦一個(gè)生日派對(duì)。因?yàn)?vTEL是視頻通訊終端設(shè)備供應(yīng)商，其大中國(guó)區(qū)的月例會(huì)常采用各地辦事機(jī)構(gòu)員工共同參加遠(yuǎn)程會(huì)議的形式，確保外地員工也能及時(shí)了解總部動(dòng)態(tài)和重要信息。
　　VTEL的例會(huì)由不同部門(mén)的員工輪流主持，這樣，例會(huì)的地點(diǎn)、形式、流程也根據(jù)主持部門(mén)的創(chuàng)意來(lái)制定。例會(huì)形式非常靈活多樣，但總的感覺(jué)就像是每月一次的“家庭聚會(huì)”。地點(diǎn)可能在公司，也可能在外面舉行一次保齡球大賽、登山比賽、卡拉OK大賽等，這種坦誠(chéng)愉快的交流使大家很容易恢復(fù)積極的心態(tài)，團(tuán)隊(duì)的凝聚力進(jìn)一步加強(qiáng)。

    一個(gè)團(tuán)隊(duì)，就是一個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)越開(kāi)放，大系統(tǒng)里面小系統(tǒng)間的溝通就越暢通，系統(tǒng)的效率就越高。所以說(shuō)，企業(yè)員工、部門(mén)之間和諧無(wú)縫的合作與溝通，是開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)資源、提高團(tuán)隊(duì)效能的關(guān)鍵。